HINT 探し物をしている時間は「1年間で150時間」!? 仕事の効率化に欠かせない"整理収納のコツ"とは?ー実践編ー

2020年03月17日
storage-technique03
【Ayumi(あゆみ)】整理収納アドバイザー/企業内整理収納マネージャー。兵庫県神戸市出身。大学院卒業後、国内自動車メーカーに勤務し、結婚を機に退職と沖縄移住。子育てしながら整理収納アドバイザー、企業内整理収納マネージャー認定を取得し、「サンサンポ」として“片づけとおきなわ暮らし”をテーマに活動している。現在はビジネスシーンにおける整理収納や子育て世代の整理収納を専門とし、セミナーや片付けサポートサービスなど、様々な事業を展開している。
突然ですが、 ”仕事中に探し物をしている時間”って、どのくらいだと思いますか? 実は、『ビジネスパーソンが探し物している時間は、1年で約150時間』と言われています。 これは1日8時間の勤務だとして計算すると、約19営業日。 なんと、1年間の営業日数のうち、丸々1ヶ月間を探し物に充てていることになります。 前回の記事では、プロの整理収納アドバイザーにオフィスの整理収納の秘訣をお伺いしました。 今回は、「どんなところから始めたらいいの!?」というあなたに ピッタリな「整理収納の実践術」を教わってきました!

初めての『整理収納』は、自分のデスク周りから。 5

―前回、“整理収納”とは「不要なものをなくし、自分が使いやすい状態にすること」だとお伺いしました。 だけど、いざ実践しようとすると、必要・不要の基準を決めるのが意外と難しいですね…。 はい。私も以前は「必要・不要って何?ここにあるものは全部必要だから持ってるのよ」って思っていました。 でも、必要だと思っていても実際に使っているモノは意外と少ないんです。 オフィスのデスクは収納スペースも限られているため、使用しているか否かを基準に判断するのがおすすめ。 まずは、「使ったモノ/使っていないモノ」で分けてみてください。 例えばデスクにあるペン。 まず、デスク上のペン立てや引出しにあるペンを全て集めて出してみてください。 ―いっぱい出てきました! 記念品やノベルティでいただくことも多いペン。ついつい貯まりますよね。 ペン立てや引出しにも沢山入っているけど、実際使うのは1.2本という方も多いのではないでしょうか。 この場合、残しておくのはいつも使っている1.2本のみ。 壊れているペンはもちろん処分しますが、”使えるけど普段使わないペン”も 共用備品棚に移すなど、使っているペンとは区別します。 それだけで、ペンの出し入れがものすごくラクになりますよ。 ―使っているペンだけにすると、量が減って選びやすくなりますね。 そうなんです。10本の中から毎回1本を選ぶのと、2本の中から1本を選ぶのでは、 スピードもストレスも全然違うんです。しかも、収納場所にも余裕ができるため 中のモノがひっかかって引出しが開かない、なんてイライラも解消。 ペン以外も基本的な判断は『使っているかいないか』です。 デスクの収納スペースは限られているため、今、使っているモノだけにするのが理想です。

デスク周りの整理収納をラクにする、5つのルール! %e3%83%95%e3%83%aa%e3%83%bc%e7%b4%a0%e6%9d%90

―早速ですが、デスクの整理収納のルールをぜひ教えてください! はい。でもその前に、日常的にデスクの上にモノがある人は、 まず空箱に全てを入れて、デスクの上に何もない状態を作りましょう。 デスク上に残していいのは電話とパソコンのみ。 それでは、デスクの上が綺麗になった状態で、整理収納のルールをご説明します!
≪デスクの整理収納5つのルール≫ ⑴ 理想のデスクをイメージすべし ⑵ 過去とはきっぱりお別れすべし ⑶ 引き出しには役割を設定すべし ⑷ 個人ユーズのモノはお気に入りを選ぶべし ⑸ 整理収納はルーティン化すべし
―なんとなくはわかるのですが、それぞれ具体的にお伺いできますか? (1)  理想のデスクをイメージすべし まずは1つ目の「理想のデスクをイメージすべし」。 闇雲に片付けはじめるより、理想のデスクを具体的にイメージするのが先。 “探し物をしなくていいデスクにする”。 “定時に帰れるデスクにする”など。 理想をしっかり持つことで、整理収納に前向きになり、いろんなアイデアが生まれます。 例えば、“締め切り厳守のデスク”なら、書類やPCファイルの並べ方は締切り順で管理したり、 “定時に帰れるデスク”なら、とにかく時短を優先して、必要書類や備品はひとまとめに収納するとか。 工夫できることは無限です。 そのためにも、理想のデスクをイメージするところから始めましょう。 ⑵「過去とはきっぱりお別れすべし」 つづいて2つ目の「過去とはきっぱりお別れすべし」。 数年前に作成した書類がデスクの引出しを圧迫している、なんてことはないでしょうか。 1年後に見る書類はたったの1%とも言われており、余計なスペースを 使ってしまっていることも多い過去の書類たちとは、きっぱりお別れしましょう。 使わないけど処分はできない書類は、別の場所で共有の棚などで保存するのがベター。 共有管理にすることで、その書類が必要な人の役に立ち、チームとしての効率も上がります。 デスクに置いておく書類は、今使うモノだけにしておくことが重要です。 ⑶ デスクの引き出しは使い方にこだわるべし 3つ目は、「引き出しには役割を設定すべし」。 デスクの上は綺麗だけど、引き出しの中はぐちゃぐちゃ。 必要なモノを取り出すのに全ての引出しを開けて探してしまう。 そんな方はいらっしゃいませんか? 実は、デスクの引出しには本来の役割があるんです。 その役割を知り、収納する物と定位置を決めることが大切。

「本来の役割」を知るべし!オフィスデスクの使い方、3つのポイント。

%e3%83%86%e3%82%99%e3%82%b9%e3%82%af -引出しの役割と定位置…。どんな風に決めるのが良いのでしょうか? 一般的なデスクの引出しにおける、基本的な使い方と考え方を3つご紹介しますね。
①センターの引出し 机の上の薄く1番広いセンターの引出しは、空にしておくのが基本の使い方。 席を立つ時に書類を入れる一時預かり所として使いましょう。 ②3段キャビネットの最下段 右側の引出しの最下段は、書類入れに最適。引出しを開ければ、 何がどこにあるかひと目で分かるようにボックスファイルやクリアファイルを活用します。 ファイルはラベルを付けて、立てる収納するを徹底しましょう。 ③キャビネット中段 CD-ROMや書籍、カメラなどの備品、休憩時間に使うポーチなどの自由度が高い収納です。 その分、雑多になりがちなので、仕切り板や収納用品をうまく利用し、モノの置き場所を決めてあげることが大切。 最上段は文房具や名刺、小物収納に最適です。 出し入れが最も多い引出しなので、引出し内でモノが散乱してしまわないよう トレイやケースをうまく使います。引出し内でトレイごと動いてしまうようなら、 底面に磁石シールやきれいに剥がせる両面テープなどを貼り、固定してしまうのもいいでしょう。
-なるほど。一度定位置を決めたら、どこに何があるか探さなくてよくなりますね! 続けるポイントは、分かりやすい分類にすることと、出し入れにかかるアクション数をできるだけ省くこと。 クリアファイルに挟んだらボックスファイルに投げ込むだけとか、カメラは箱から取り出し収納するとか。 引出しを開けるだけで、既に1アクションあるので、手間をとことんカットするのが綺麗を保つポイントです。 ⑷ 個人ユーズのモノはこだわりの品を選ぶべし こだわりを持たないということは、基準を持たないということ。 これはモノが増えていく原因にもなります。 前段にも書きましたが、例えば増殖しやすいペン。 個人ユーズのモノはこだわりを持って選ぶこと。 自分が気に入ったモノを使っていると、仕事へのモチベーションが上がるだけではなく、 モノを大切にする意識も生まれてきます。 「好き」や「気に入った!」という物だけを徹底してセレクトしましょう。 『とりあえず買う』は厳禁ですよ! ―最後の一言が刺さります…! ⑸ 整理収納をルーティン化すべし デスクにあるのは今使っているモノだけになり、定位置が決まると、デスクは驚くほど使いやすくなります。 探しモノの時間も減り、気持ちが落ち着き、仕事がしやすくなったと実感していただけるでしょう。 ただし、どんなに上手に整理収納をしても、毎日忙しく仕事をしているとどうしても散らかります。 そのため、週に1度は10分ほど整理収納の時間を設定するのが良いでしょう。 おススメは昼休み後。時間が空いた時にするのでなく、整理収納する曜日も決め、 スケジュールに組み込み、ルーティン化してしまいましょう。 一度整えられた空間は少しのメンテナンスで綺麗が戻ります。 目を瞑っても何が何処にあるか分かるデスクを目指しましょう!

(番外編)つい見落としがちな”デジタルデータ”も整理収納で効率UP! 定期的に見直そう。 %e3%83%95%e3%82%a9%e3%83%ab%e3%82%bf%e3%82%99

デスクの上や引出し内の整理収納がひと段落ついたことろで、是非見直していただきたいのが パソコン内や外部デバイスに保存している”デジタルデータ”。 モノの整理収納と基本的な考え方は同じですが、デジタルデータの魅力は何といっても「検索性」。 その強みを生かせるよう、ファイル名は「YMD_○○○_01」などチームや個人でルールを決めましょう。 また、書類と同様、定期的にデータを見直し、不要なものは削除。 あちこちに同じ名前のファイルがある!とか、どれが最新版か分からない! なんてことにはならないよう、保存のルールを決めるのがオススメです。 ―Ayumiさんのお話を聞いていたら、なんだか私にもできそうに感じてきました! でも、整理収納って”自分ひとりでやらないといけない”イメージがあって少し気が引けます… そうなんですよね。企業で働く多くの方がそう感じていると思います。 でも、前回話したようにビジネスにおいて整理収納がもたらす効果は計り知れません。 最近では『生産性を追求するには整理収納が不可欠』として会社全体で取組む企業が増えたと聞きます。 そうした企業は経営者やリーダーが整理収納への意識が高く、 整理収納を業務の1つと捉え、そのための時間もとっています。 会社の場合は特にルール作りが重要になるので多少面倒くさいですが、 生産性やリスクに直結する分、一旦決まるとその後は家よりうまく廻りますよ。

知って欲しいのは、整理収納は自分だけのためではないということ。

83208122_616329269182740_350752034690957312_n 導入編でも少しふれましたが、この機会に知っていただきたいのは 「整理収納は個人のためだけでない」ということ。 子育てしながら働いていたり、親の介護をしたりしていたら、突然休むかもしれない。 出張中にトラブルが発生し、遠隔でデータ送信をメンバーにお願いするかもしれない。 そういう時にも整理収納は自分を助けてくれます。 「その書類はキャビネットの上段に〇〇というラベルで保存しています」とか 「あのデータは〇〇で検索したら出てきます」などとスムーズにメンバーに伝えられれば、 自分も安心して休めたり、チームやメンバーに余計な手間をとらせることもなくなります。 ですから、整理収納は個人のためだけではなく、チームや会社全体の利益につながる大切な仕事。 マネージメントをされている方は是非、意識を変えて取り組んでいただきたいと思います。 それでも難しいという場合は、整理収納の専門家のセミナーや整理収納サービスを活用してくださいね。 ―自分1人で完結させるのではなく、チームや会社全体で取組むことも大事なんですね。 【JOBANTENNA編集部より】 この記事を読んでくださったビジネスパーソンの皆様には、ぜひ整理収納術を活用し 空いた36分間を自己研鑽にあてて、更にキラキラしていって頂きたいと思います! ——————————————————————————————————— ◆ Ayumiさんの情報はコチラから 《 Instagram 》@ayumi_sunsunpo(片づけとおきなわ暮らし) 《 Mail 》sun.sun.po.2016@gmail.com ———————————————————————————————————

関連記事

  • HINT 2019.09.18
    探し物をしている時間は「1年間で150時間」!?仕事の効率化に欠かせない"整理収納のコツ"とは?ー導入編ー
  • HINT 2019.06.07
    ビジネスパーソン必見!ワンランク上の手土産を空港で購入できる「Sugar 沖縄焼菓子研究所 那覇空港店」
  • HINT 2018.02.14
    白井旬の働くあなたへのワンポイントアドバイス|04「仕事にも人生にも役立つアンガーマネジメント(3)」
  • HINT 2018.01.05
    YELL ~若者へのエール~ |03 株式会社パム 人事責任者 佐原輝哉