HINT 探し物をしている時間は「1年間で150時間」!?仕事の効率化に欠かせない"整理収納のコツ"とは?ー導入編ー

2019年09月18日
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【Ayumi(あゆみ)】整理収納アドバイザー/企業内整理収納マネージャー。兵庫県神戸市出身。大学院卒業後、国内自動車メーカーに勤務し、結婚を機に退職と沖縄移住。子育てしながら整理収納アドバイザー、企業内整理収納マネージャー認定を取得し、「サンサンポ」として“片づけとおきなわ暮らし”をテーマにした個人活動の一方で、県内の整理収納アドバイザー5人で立ち上げた「沖縄片付けLabo」にてチームとしての活動も開始。現在はビジネスシーンにおける整理収納や子育て世代の整理収納を専門とし、セミナーや片付けサポートサービスなど、様々な活動を行なっている。
突然ですが、 ”仕事中に探し物をしている時間”って、どのくらいだと思いますか? 実は、『ビジネスパーソンが探し物している時間は、1年で約150時間』と言われています。 これは1日8時間の勤務だとして計算すると、約19営業日。 なんと、1年間の営業日数のうち、丸々1ヶ月間を探し物に充てていることになります。 「あの書類がない」「このデータはどこに行ったか」と探していることで 残業が増えてしまっていたり、仕事のパフォーマンスが下がっていると考えると、 とてももったいないですよね。 この1ヶ月分の探す時間をなくせたら、より高い成果を残せたり、定時に帰ってゆっくり家族と過ごすこともできます。 そこで今回、毎日忙しいビジネスパーソンの皆様に代わり、ジョブアンテナ編集部がプロの整理収納アドバイザーに「オフィスの整理収納の秘訣」を教わって来ました!  

オフィスでの“後片付け”はもうしない!キーワードは、“前準備”

4 整理収納っていうワードは最近よくメディアでも取り上げられていますよね。実は今、小学校5・6年生の家庭科で整理収納の授業があるんです。 ―え!学校の教科書に載っているんですか!?私“整理収納”って言葉はよく聞くけど、明確な意味は知らないまま来てしまいました…。 私たちにとっては「後片付け」という言葉の方が身近ですよね。こちらの意味は「物事が済んだ後にきちんと整理すること」なんです。まず最初に「整理収納」の定義をご説明すると、  
【整理】 不要なモノを取り除くことや区別すること 【収納】 モノを使いやすい状態にすること
つまり、「不要なものをなくし、自分が使いやすい状態にすること」です。必要なモノだけにすれば、その分、保管場所のスペースが縮小し、探す時間も管理する手間も減らせます。まとめると、整理収納とは、とことんムダを省く「仕事がスムーズになる前準備」のこと。机も頭もすっきりして、業務効率も上がる、最強のビジネスツールです。  
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「実は…私も整理収納が苦手だった一人。そんな自分を変えたくて、セミナーに参加したことで考え方が変わったんです。」と語るAyumiさん。

―整理収納と聞くと、「私にはできないかも」と感じてしまうのですが… 「整理収納=自分にはムリ!」って思う感覚、とても分かります。完璧を目指してしまうと、心が折れてしまったりしますよね。私も昔は片付けがとても苦手で、「整理収納できる人は違う世界の人。センスがあるんだろうな。」みたいな感じで、なんとか自我を守ろうとしていました(笑)。でも大丈夫。やり方さえ分かれば誰でもできます。まずは、できる範囲でやってみようという軽い気持ちで始めたらいいんです。 目的は、完璧に綺麗にすることではなくて「業務をスムーズに進めるため」とか「ミスを減らすため」とか、「早く仕事を終わらせて帰るため」とかですからね。 逆に言うと、もし今、机の上にモノがたくさん散らかっているけど業務もスムーズにこなせ、探し物もなく、ミスもない。全て把握できていて、自分にもチームにも共有できている。そんな方であれば、わざわざ整理収納しなくていいんです。いや、それはもう整理収納できているということだと言えるんです。 ―わかる、わかる!机の上にいっぱい物があるのに、仕事がすごく早い人。羨ましい!  

整理収納で得られるメリット、ビジネスで起こる4つの効果

5 -とはいえ、毎日忙しくてついつい後回しにしてしまいがちな整理収納。どうしても目の前の仕事が多くて、優先順位を下げてしまうんですが…。  そうですよね。その気持ちもとても分かります。そんな方に知って頂きたいのは、オフィスやデスク周り、PC内データを整理することで期待できる4つの効果です。  
(1)時間的効果 無意識に探し物をしている時間やムダな動きをなくすことで、重要な仕事に集中でき、仕事を早く終え余暇の時間を増やすことができる。 (2)経済的効果 備品の見直しや不要な物の削減でスペースが小さくなり、経費や賃料、また人件費の削減にもつなげることができる。 (3)精神的効果 物を管理できないことによるストレスの解消や、オフィス環境の改善により社内の人間関係などの精神的負担を軽減することができる。 (4)対外的効果 個人レベルでの信頼確保、クライアントに対しての価値向上はもちろん、会社レベルでの信用失墜などを未然に防ぐことができる。
  逆に言うと、整理収納ができていない状態では様々なデメリットがあるということ。 「書類を探す時間が長くクライアントを待たせてしまった」 「ないと思って発注したら実は在庫があり、無駄なお金がかかったうえ、保管場所も必要になった」 「体調不良で休んだが、データをチームに共有できず迷惑をかけた上、自分も気になってゆっくり休めなかった」 「顧客データを紛失してしまい、お客様に迷惑をかけ、会社の信用をなくしてしまった」 これらを未然に防ぐためと考えると、整理収納は非常に優先順位が高い業務と感じて頂けるのではないでしょうか。  

「忙しく振舞うこと=仕事していること」と感じてはいけない

3 忙しいビジネスパーソンに起こりがちなのが、バタバタと忙しくしていて、なんとなく仕事をしている気分になってしまうこと。とても一生懸命やっているのにアウトプットが少ないと感じる方は要注意です。 ―確かに…!私それです、すごく。つい「やってる感」が出てしまうんですよね。 動いているとついつい一生懸命やっている気分になってしまうんですが、実際は物を探していたり、オフィスの動線が良くないための迷子行動のせいだったりと、実は業務にしっかり時間と集中力を使えていないのかもしれません。この場合、物の置き場所や社内の導線を意識して改善すると、もっと生産性が高まりますよ。  

デスクの上は、整理収納をトライしやすい場所。完璧を目指さずに始めよう

5 オフィスは仕事をするための場所。だから、置いてある物や必要な物が限られていると思うんです。家だと生活雑貨があったり、色んな種類の物があったりするので、どこから手をつけたらいいか迷ってしまう。そう考えたら、初めて整理収納にトライするなら「まず自分のデスクから」がおすすめ。 デスクができたら、次は共有スペース、バックヤードと進めていく。オフィスができたら、プライベート空間での整理収納にも活かせるはずです。 まずは完璧を目指さずに、できるところから始めてみましょう。 ————————————————————————————————– じゃあ、具体的にはどんなところから始めたらいいの!? 整理収納アドバイザーに教えてもらう『実践編』は、次回の記事でご紹介します。 ————————————————————————————————–   1 ◆ Ayumiさんの情報はコチラから 《 Instagram 》 @ayumi_sunsunpo(片づけとおきなわ暮らし) @Sun.sun.po(空間ディスプレイ) 《 Mail 》 sun.sun.po.2016@gmail.com   ◆ 沖縄片付けLaboの情報はコチラから 《 HP 》 https://sites.google.com/view/okinawakatazuke/ 《 Facebook 》 https://www.facebook.com/okinawakatazuke   《 Ayumiさんセミナー予定 》 【日程】2019年11月20日(水) 19:30~20:30 【会場】沖縄県男女共同参画センター てぃるる 〒900-0036 沖縄県那覇市西3丁目11-1 【料金】2,000円

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